Sąskaitos susiveda pačios.
Tiekėjų sąskaitos ateina, įrašai atsiduria apskaitos programoje, originalą randate per kelias sekundes. Įmonėms nuo 5 iki 50 žmonių, kuriose kas nors kasdien suveda sąskaitas ranka.
Peržiūra: pusė dienos pas jus ir išvados raštu, 400 € be PVM. Prieš tai 20 minučių telefonu, nemokamai.
Ar tai jums
Įmonėms, kurios per mėnesį gauna 100 ir daugiau tiekėjų sąskaitų.
Jei mažiau, automatizavimas neatsipirks, ir tai pasakysime pirmame pokalbyje. Gamyba, prekyba, statybos, logistika: visur, kur popierius yra verslo dalis, greičiausiai atpažinsite bent vieną iš šių dalykų.
- Administratorė ar buhalterė kelias valandas per dieną veda sąskaitas į programą.
- Dokumento ieškote skambučiu kolegai, o ne paieška.
- Mėnesio pabaigoje buhalteris laukia, kol viskas bus suvesta, ir tada skuba.
- Ta pati sąskaita kartais suvedama du kartus, o kartais nė karto.
Jei darbas yra perrašyti iš vieno lango į kitą, jį galima automatizuoti.
Pagal šią taisyklę žiūrime į jūsų įmonę. Su viena sąlyga: verta tik tada, kai už tą darbą kas nors šiandien gauna algą.
Kaip tai veikia
Šeši žingsniai. Jūsų sprendimo reikia tik ketvirtame.
-
Dokumentas ateina
Tiekėjai siunčia sąskaitas į vieną pašto dėžutę. Popierines nuskenuojate arba nufotografuojate telefonu. Nieko naujo mokytis nereikia.
-
Dirbtinis intelektas perskaito
Tiekėjas, sąskaitos numeris, data, sumos, PVM, prekių eilutės. Iš PDF, nuotraukos ar elektroninės sąskaitos.
-
Sistema patikrina
Ar tiekėjas žinomas ir įregistruotas Registrų centre. Ar tokios sąskaitos jau nebuvo. Ar sumos ir PVM sutampa. Kas nesutampa, pažymima.
-
Žmogus patvirtina išimtis
Naujas tiekėjas, neįprasta suma, neaiškus skenas. Tik tiek. Viskas, kas sutampa, praeina be jūsų.
-
Įrašas atsiranda apskaitos programoje
Per programos sąsają arba importo failą, kurį ji jau moka priimti. Rivilė GAMA, Finvalda, Agnum, Centas, Pragma, Directo ar kita: kuriuo būdu, pasakome peržiūroje. Programos nekeičiame.
-
Originalas randamas per kelias sekundes
Failas saugomas jūsų diske su tiekėju, data, numeriu ir suma. Ieškote kaip el. pašte, ne kaip stalčiuje.
Kas lieka, kas keičiasi
Lieka
- Jūsų apskaitos programa ir jos nustatymai.
- Buhalteris, kuris tikrina ir tvirtina.
- Dokumentai pas jus, jūsų diske ar debesyje.
- Tiekėjai siunčia taip, kaip siuntė.
Keičiasi
- Niekas neperrašinėja sąskaitų ranka.
- Sąskaita suvesta tą pačią dieną, kai atėjo.
- Dokumentą randa bet kas iš komandos, ne tik tas, kas jį padėjo.
- Klaidos matomos iš karto, o ne mėnesio pabaigoje.
Nuo ko pradedame
Trys žingsniai. Po kiekvieno galite sustoti.
Pirmas žingsnis
Procesų peržiūra
Fiksuota kaina, be PVM400 €
Pirma dvidešimt minučių telefonu, nemokamai. Tada pusė dienos pas jus: kas sąskaitas gauna, kas veda, kur padeda, kiek užtrunka. Per savaitę išvados raštu ir kaina kiekvienam žingsniui.
Antras žingsnis
Automatizavimas
Sujungiame pašto dėžutę, dokumentų atpažinimą ir jūsų apskaitos programą. Kaina priklauso nuo dokumentų kiekio ir programos, nustatoma peržiūroje ir nesikeičia. Sutariame, kiek valandų per mėnesį turi sumažėti, ir pagal tai matuojame, ar pavyko.
Trečias žingsnis
Priežiūra
Kai tiekėjas pakeičia sąskaitos formą ar jūs pakeičiate apskaitos programą, pataisome. Mėnesinis mokestis, tik jei norite.
Ką gaunate iš peržiūros
Tris ar keturis puslapius raštu per savaitę po vizito.
- Rankinių darbų sąrašą. Kas ir kiek kartų per mėnesį perrašinėja, kopijuoja, siunčia dokumentus arba jų ieško. Su valandomis.
- Eilę. Ką automatizuoti pirmiausia, ką antrą, o ko iš viso neliesti, nes neatsipirks.
- Kainą kiekvienam žingsniui. Fiksuotą, ne „nuo“. Kad galėtumėte spręsti su skaičiais, o ne su pažadais.
- Aiškų „ne“. Jei automatizuoti neverta, taip ir parašysime. Sąrašas lieka jums: darote patys, su mumis arba nedarote.
Klausimai, kuriuos užduoda pirmiausia
Ar reikia keisti apskaitos programą?
Ne. Įrašai atsiranda toje pačioje programoje, per jos sąsają arba importo failą. Jei jūsų programa nesuderinama su nė vienu iš šių būdų, pasakysime tai peržiūroje, o ne po darbo.
Kur laikomi dokumentai ir kas juos mato?
Failai guli pas jus, jūsų diske ar debesyje, į kurį duodate prieigą. Atpažinimui dokumentas siunčiamas dirbtinio intelekto paslaugai. Kuri tai paslauga, kur ji veikia ir ką saugo, surašome peržiūroje, kad jūsų buhalteris galėtų įvertinti. Niekam kitam duomenų neperduodame.
Kas, jei dirbtinis intelektas apsiriks?
Tam ir yra sistemos patikra bei žmogaus patvirtinimas. Kas nesutampa su registru, ankstesnėmis sąskaitomis ar aritmetika, sustoja ir laukia žmogaus. Klaida matoma, o ne tyliai įrašyta.
O jei mano programa jau turi sąskaitų atpažinimą?
Kai kurios turi, pavyzdžiui, Rivilė ERP debesyje, B1.lt, Monet, Finas. Tada atskiro atpažinimo jums nereikia ir mes jo nesiūlysime. Lieka klausimas, ar to užtenka: patikros pagal jūsų taisykles, dokumentų paieška, kiti dokumentai, ne tik sąskaitos. Tai išsiaiškiname peržiūroje.
Kiek tai kainuoja?
Peržiūra kainuoja 400 € be PVM, ir ši kaina fiksuota. Darbo kaina nustatoma peržiūroje pagal tai, kiek dokumentų ateina ir kokia jūsų programa. Priežiūra po to yra mėnesinė ir neprivaloma.
O jei sąskaitų mažiau nei 100 per mėnesį?
Tada automatizavimas neatsipirks ir mes to nesiūlysime. Galbūt verta procesų peržiūra, jei rankinio darbo yra kitur.
Kiek trunka, kol veikia?
Pirmos sąskaitos suvedamos per kelias savaites nuo peržiūros. Pirmą mėnesį viskas eina per patikrą dažniau, kol įsitikiname, kad tiekėjų dokumentai skaitomi be klaidų.
Parašykite vieną sakinį
Kiek sąskaitų per mėnesį ir kokia apskaitos programa. Atsakysime, ar verta susitikti.